Kalender und Teamkalender

Links stehen Meine Kalender, Ihr Kalender zuerst. Weitere Kalender aus Microsoft 365, etwa Feiertage oder Kalender, die Kollegen Ihnen in Outlook freigegeben haben, tragen den Zusatz „(Microsoft 365)“. Freigaben Ihres früheren Tenvima-Kalenders gelten nach dem Verbinden für Ihren Outlook-Kalender.

Neben der E-Mail zeigt Mein Tag nur Termine aus Ihren eigenen Kalendern, nicht aus Kalendern, die Kollegen Ihnen in Outlook freigegeben haben, und nicht aus ausgeblendeten.

Kalender ausblenden

Klicken Sie neben einem Kalender auf das Auge mit Strich (ausblenden). Er verschwindet aus Ihrer Liste und aus Mein Tag, nur für Sie. Unter Ausgeblendet holen Sie ihn mit dem Auge (einblenden) zurück. Ihren Hauptkalender können Sie nicht ausblenden.

Kalender anlegen

Klicken Sie Kalender anlegen, geben Sie einen Name ein und bestätigen Sie mit Anlegen.

Kalender freigeben

1. Klicken Sie neben dem Kalender auf das Zahnrad (Einstellungen für den Kalender).
2. Legen Sie unter Was die Organisation sieht fest, was alle ohne Freigabe sehen.
3. Wählen Sie unter Freigaben bei Freigeben für eine Person und klicken Sie Freigeben.

Was die Organisation sieht	Bedeutung
Frei/Gebucht	nur belegte Zeiten
Alle Details	Termine mit Titel
Nichts	nichts

Eine Freigabe beginnt mit Ansehen; neben dem Namen stellen Sie Bearbeiten ein oder Entfernen sie. Mit Bearbeiten trägt die Person Termine direkt in Ihren Kalender ein, auch in Ihren Outlook-Kalender.

Freigaben aus Outlook

Haben Sie Microsoft 365 in Tenvima verbunden und Ihren Outlook-Kalender jemandem freigegeben, gilt das auch in Tenvima, sobald die Person Mitglied der Organisation ist. Eine Freigabe für Meine Organisation gilt für alle Mitglieder; wen Sie in Outlook einzeln eintragen, sieht, was dort für die Person steht. Zeigt Ihr eigenes Outlook den Kalender einer Kollegin, sehen Sie ihn in Tenvima genauso weit. Hat sie Microsoft 365 noch nicht verbunden, steht Ihr Outlook-Kalender von ihr unter ihrem Namen mit dem Zusatz „(Outlook)“, auch in der Disposition. Verbindet sie Microsoft 365, tritt ihr eigener Kalender an seine Stelle; ihre Termine stehen dann nur noch einmal, in ihrer Spalte. Tenvima liest die Freigaben jede Minute nach; was Sie in Outlook zurücknehmen, gilt auch hier nicht mehr.

Freigabe in Outlook	Was die Person in Tenvima sieht
Kann sehen, wann ich beschäftigt bin	nur belegte Zeiten
Kann Titel und Orte anzeigen	Zeiten, Titel und Ort
Kann alle Details anzeigen	Termine mit allen Details
Kann bearbeiten, Stellvertretung	Termine ansehen und ändern

Es gilt jeweils das Meiste aus Outlook-Freigabe, Tenvima-Freigabe und dem, was die Organisation sieht. Als privat markierte Termine sieht nur der Besitzer; alle anderen sehen nur die belegte Zeit.

Teamkalender

Unter Kolleginnen und Kollegen blenden Sie fremde Kalender ein: Alle zeigt alle, Nur ich blendet sie aus. Die Kalender stehen in Ordnern nach Teams, Azubis im eigenen Ordner; das Kästchen am Ordner zeigt das ganze Team. Über das Suchfeld finden Sie eine Person nach Namen. Wen Sie nie brauchen, blenden Sie wie einen eigenen Kalender aus. Die Tagesansicht zeigt jede Person in einer eigenen Spalte.

Freie Zeiten finden

Fragen Sie Vima nach einem freien Termin. Vima liest die Kalender, schlägt freie Zeiten vor und legt den Termin nach Ihrer Bestätigung an.