Planen

Anlegen dürfen alle mit dem Recht Veranstaltungen anlegen; sie ändern und sagen ihre eigenen ab. Wer Veranstaltungen verwalten hat, darf das bei allen.

Anlegen

1. In Veranstaltungen auf Veranstaltung gehen.
2. Titel, Beginn und Ende eingeben, oder Ganztägig und die Tage wählen.
3. Ort, Online-Link oder beides angeben.
4. Optional:
   • Plätze: ohne Angabe unbegrenzt. Wer keinen Platz mehr bekommt, kommt auf die Warteliste.
   • Anmeldeschluss: danach sagt niemand mehr zu.
   • Begleitung (+1) erlaubt.
   • Zielgruppe: Alle oder bestimmte Teams.
   • Rückfragen: Freitext, Zahl, Ja/Nein oder eine Auswahl, etwa das Essen. Eine Pflichtfrage muss bei der Zusage beantwortet werden.
   • Als Outlook-Besprechung einladen: bei einer neuen Veranstaltung eingeschaltet. Siehe Outlook-Besprechung.
5. Anlegen wählen.

Noch erfährt niemand davon; die Veranstaltung steht aber in der Liste der Zielgruppe.

Einladen

Einladen öffnet die Mitglieder der Zielgruppe, die noch nicht eingeladen sind und nicht geantwortet haben. Personen antippen oder Alle einladen einschalten, dann Einladen. Die Eingeladenen bekommen eine Benachrichtigung und haben den Termin mit Vorbehalt im Kalender.

Ändern und absagen

Ändern ersetzt alles. Ändern sich Titel, Zeit, Ort oder Link, bekommen alle Eingeladenen und Angemeldeten eine E-Mail. Mehr Plätze lassen die Warteliste nachrücken. Die Art einer bestehenden Rückfrage bleibt; eine entfernte Auswahl bleibt in den Antworten erhalten.

Veranstaltung absagen schreibt allen Eingeladenen und Angemeldeten eine E-Mail und nimmt den Termin aus ihren Kalendern. Das lässt sich nicht zurücknehmen; Tenvima fragt vorher.

Wer kommt

Unter Teilnehmende stehen die Zusagen, die Warteliste in ihrer Reihenfolge, die offenen Einladungen und die Absagen. Die Antworten auf die Rückfragen sehen nur, wer die Veranstaltung angelegt hat, und wer alle verwaltet.

Outlook-Besprechung

Mit Als Outlook-Besprechung einladen wird die Veranstaltung eine Besprechung in Ihrem Outlook-Kalender. Dafür muss Ihr Microsoft-365-Postfach mit Tenvima verbunden sein (Postfach verbinden). Fehlt die Verbindung, bekommen die Teilnehmenden den Termin wie bisher als Eintrag in ihren Kalender.

• Outlook verschickt die Einladungen, Änderungen und die Absage. Sobald die Besprechung in Ihrem Outlook steht, schickt Tenvima dafür keine eigene E-Mail mehr; die Benachrichtigung in Tenvima kommt weiter.
• Antworten aus Outlook kommen beim nächsten Abgleich in Tenvima an.
• In Outlook können Sie weitere Personen einladen. Mitglieder der Zielgruppe zählen dann als eingeladen. Alle anderen stehen unter Gäste aus Outlook mit ihrer Antwort. Gäste belegen keinen Platz.
• Tenvima nimmt niemanden aus der Besprechung, damit niemand eine Absage-Mail bekommt.
• Schalten Sie die Einstellung aus, sagt Outlook die Besprechung ab. Die Teilnehmenden haben den Termin danach wieder als Eintrag im Kalender.