Dokumente

Jede Phase außer Angebot kann beliebig viele Dokumente haben, zum Beispiel Protokolle, Pläne oder Checklisten. Das Angebot führt stattdessen Angebot und Präsentation.

1. Öffnen Sie die Phase und klicken Sie auf Neues Dokument.
2. Geben Sie einen Titel ein.
3. Wählen Sie Leeres Dokument oder eine Gliederung.
4. Klicken Sie auf Anlegen und schreiben.

Gliederungen je Phase

Phase	Gliederungen
Ist-Analyse	Bestandsaufnahme, Anforderungen
Konzeption	Lösungskonzept, Migrationsplan
Umsetzung	Installationsprotokoll, Netzwerkdokumentation, Zugänge
Abnahme	Abnahmeprotokoll, Mängelliste
Abschluss	Abschlussbericht, Übergabe an den Support

Schreiben

Sie schreiben wie im Wiki: was Sie sehen, steht im Dokument. Mit Canvas oben rechts in der Werkzeugleiste wird die Seite zum freien Blatt: Ein Klick auf eine freie Stelle setzt dort eine Notiz. Text schaltet zurück.

• / fügt Überschriften, Listen, Checklisten, Tabellen, Bilder und Dateien ein.
• @ erwähnt eine Kollegin oder einen Kollegen.
• Bilder ziehen Sie ins Dokument oder fügen sie ein. Sie liegen beim Projekt.
• Dateien ziehen Sie genauso hinein, zum Beispiel eine Portliste als Excel-Datei oder ein Angebot als PDF. Jede steht als Karte im Text; ein Klick auf den Pfeil lädt sie herunter. Eine Datei darf bis zu 15 MB groß sein.
• Über Dokument verlinken verweisen Sie auf ein anderes Dokument des Projekts.

Klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie Strg + Enter. Esc bricht ab; der Entwurf bleibt erhalten, solange Sie im Projekt bleiben. Ältere Dokumente aus Markdown öffnen sich beim Bearbeiten im neuen Editor.

Über Weitere Aktionen legen Sie ein Dokument In andere Phase legen oder wählen Dokument entfernen.

Office-Dateien online bearbeiten

Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien (docx, xlsx, pptx) im Dokument bearbeiten Sie direkt in Microsoft 365 im Web, auch mit mehreren Personen gleichzeitig.

1. Klicken Sie an der Datei auf Online bearbeiten. Die Datei öffnet sich in einem neuen Tab.
2. Bearbeiten Sie die Datei. Microsoft 365 speichert laufend; wer die Datei ebenfalls öffnet, arbeitet in derselben Fassung mit.
3. Klicken Sie im Dokument auf Online-Bearbeitung beenden (das Stopp-Symbol), wenn alle fertig sind.

Solange die Datei Online ist, liegt die Arbeitsfassung in der SharePoint-Bibliothek Ihrer Organisation. Ein Download aus dem Dokument liefert immer den neuesten Stand. Beim Beenden kommt die letzte Fassung zurück ins Dokument, die Arbeitsfassung wird entfernt.

Voraussetzungen:

• Ihre Organisation hat eine SharePoint-Bibliothek als Dateiablage verbunden, siehe Postfächer und SharePoint.
• Sie haben Ihr Microsoft-Konto unter Einstellungen → Persönlich verbunden und eine Microsoft-365-Lizenz mit Office im Web.

Die Bibliothek muss nur verbunden sein; Ihre Dateien bleiben, wo sie heute liegen. Fehlt sie, sagt Online bearbeiten beim Klick, wo sie verbunden wird.

Office-Datei extern teilen

Eine einzelne Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei geben Sie per Link an jemanden ohne Konto, etwa an den Kunden. Er liest oder bearbeitet sie in Microsoft 365 im Web, gleichzeitig mit Ihnen.

1. Klicken Sie an der Datei auf Teilen.
2. Wählen Sie Lesen oder Bearbeiten und bei Bedarf Gültig bis.
3. Klicken Sie auf Link erstellen. Der Link liegt in der Zwischenablage.

Der Link gehört zur Arbeitsfassung in SharePoint: Er endet mit seinem Ablaufdatum oder sobald Sie die Online-Bearbeitung beenden. Sie brauchen das Recht Dokumente per Link freigeben, und Ihre Microsoft-365-Organisation muss Links für „Jeder“ erlauben.

Reihenfolge

Auf der Seite einer Phase schaltet Sortieren die Dokumente um: Ziehen Sie ein Blatt an seinen Platz oder nutzen Sie die Pfeile darunter. Fertig beendet das Sortieren, die Meldung macht eine Änderung rückgängig. In Vorlagen ziehen Sie die Dokumente einer Phase genauso oder wählen Nach vorne und Nach hinten; ein Projekt aus der Vorlage übernimmt die Reihenfolge.

Ein Dokument der Ist-Analyse lädt PDF im Briefkopf herunter, zum Versand an den Kunden. Mehr unter Ist-Analyse für den Kunden.