Ticketliste und Ansichten

Die Ticketliste zeigt alle Tickets der gewählten Ansicht. Ein Klick öffnet das Ticket.

Die Liste zeigt 50 Tickets je Seite. Unter der Liste blättern Sie weiter, mit der Tastatur über h und l. Weitere Tickets finden Sie über die Befehlssuche (Strg K, Mac: ⌘ K).

Liste, Detailliste oder Board

Oben rechts wechseln Sie zwischen Als Liste, Als Detailliste und Als Board. Das Board ordnet die Tickets nach Status. Jede Ansicht merkt sich ihre Darstellung: Meine Tickets kann etwa als Liste stehen und eine Ansicht für den Wandbildschirm als Board. Ihre eigene Ansicht speichert die Wahl sofort; bei einer Team-Ansicht gilt sie wie ein geänderter Filter erst, wenn sie gespeichert wird.

In der Liste klappt der Pfeil vor einer Zeile das Ticket auf, ohne es zu öffnen, mit der Tastatur i auf der gewählten Zeile. Oben steht in der Farbe des Status, wo das Ticket steht, wie und wann es hereinkam, der Ansprechpartner mit seiner E-Mail-Adresse, Standort, Projekt und die Frist. Darunter folgen die ganze Beschreibung mit Anhängen und Tags, unter Zuletzt die neuesten Nachrichten und Änderungen und unter Arbeit die gebuchte Zeit und der nächste Termin. Unten starten Sie den Timer, terminieren oder öffnen das Ticket. Ein zweiter Klick auf den Pfeil klappt es wieder zu.

Hinter dem Betreff steht grau der Anfang der Beschreibung. Aktualisiert nennt, wie lange die letzte Änderung her ist; ein pulsierender Punkt heißt: in der letzten Stunde geändert. Ein offenes Ticket, das seit über einer Woche niemand geändert hat, trägt einen gelben Ring. Unter Fälligkeit zeigen kleine Striche die nächsten sieben Tage, der hohe ist der Fälligkeitstag. Bearbeiter zeigt die Gesichter, den Namen beim Darüberfahren.

Die Detailliste zeigt jedes Ticket in einer hohen Zeile mit drei Teilen. Links stehen die Nummer, der Status als Badge in seiner Farbe, die Priorität und darunter Typ, Kategorie und Tags. Ein Klick auf die Nummer kopiert sie. In der Mitte stehen Kunde, Ansprechpartner und Standort, je mit eigenem Symbol; ein Klick auf den Kunden zeigt seine Vorschau. Unter dem Betreff liest die Zeitleiste von links nach rechts: Erstellt mit Zeit und wer das Ticket angelegt hat (oder über welchen Weg es kam), Aktualisiert und Fällig mit dem Tag und wie weit er entfernt ist. Heute fällig steht gelb, überfällig rot, samt roter Strecke bis zum Fälligkeitstag; ein erledigtes Ticket zeigt dort grün Erledigt. Eine laufende Servicevereinbarung steht als Badge darunter. Es folgen die ersten zwei Zeilen der Beschreibung und unten Verantwortlicher und Bearbeiter. Beschreibung klappt den ganzen Text auf. Rechts steht die Arbeit am Ticket: Zeit starten startet den Timer auf dem Ticket. Läuft er, öffnet ein Klick auf die Zeit den Timer, dort buchen Sie mit Stoppen & buchen. Ein Balken vergleicht die gebuchte Zeit mit der geschätzten, das Kalenderblatt zeigt den nächsten Termin mit Techniker und ob er bestätigt ist. Terminieren plant einen Termin in Ihrem Kalender, das Symbol daneben öffnet das Ticket auf der Plantafel. Filter, Suche, Ansichten und Mehrfachauswahl wirken wie in der Liste.

Anders als die Liste fasst die Detailliste nichts in Gruppen wie Überfällig oder Heute fällig zusammen: Die Tickets stehen allein in der Reihenfolge der Ansicht. Die Sortierung wählen Sie oben rechts über die Schaltfläche mit dem Pfeil, etwa nach Nr., Kunde oder Aktualisiert, auf- oder absteigend. Sie wird wie ein Klick auf eine Spaltenüberschrift in der Ansicht gespeichert.

Spalten

Spalten neben dem Umschalter legt fest, welche Spalten die Liste zeigt, etwa Bearbeiter, Verantwortlicher, Ersteller oder Erstellt. Nummer und Betreff stehen immer. Die Nummer steht mit # in der Farbe des Status; ein Klick darauf kopiert sie ohne #, ohne das Ticket zu öffnen. Unter dem Mauszeiger hebt sich eine Zeile ab und behält ihre Hervorhebung. Ihre Wahl gilt nur für Sie und auf jedem Gerät. Solange Sie nichts ändern, sehen Sie die Spalten Ihrer Organisation; Standard der Organisation verwenden kehrt dorthin zurück. Wer Team-Ansichten pflegen darf, macht die eigenen Spalten mit Als Standard für alle festlegen zum Standard. Ist die Liste schmal, etwa neben einem geöffneten Ticket, fallen Spalten weg, die keinen Platz haben.

Suchen

Tippen Sie in Tickets filtern (Taste /) eine Nummer, einen Betreff, einen Kunden oder einen Ansprechpartner ein. Groß- und Kleinschreibung und doppelte Leerzeichen spielen keine Rolle. Die Suche gehört zu keiner Ansicht und verschwindet, sobald Sie eine andere Ansicht wählen.

Findet die Suche nichts, leert Suche leeren sie wieder. Bleibt die Liste wegen der Filter leer, entfernt Filter entfernen alle auf einmal.

Filtern

Die Filterleiste steht über der Liste und über dem Board. Jeder Filter ist ein Feld darin, etwa Status ist Offen, In Arbeit. Ein Klick darauf ändert ihn, das Kreuz entfernt ihn. Zwischen zwei Filtern steht, wie sie verknüpft sind: Bei und erscheint ein Ticket nur, wenn es jeden Filter erfüllt, bei oder genügt einer. Ein Klick auf das Wort wechselt alle Verknüpfungen dieser Ebene. Ab zwei Filtern entfernt Alle entfernen sie auf einmal. Weil die eigene Ansicht jede Änderung sofort speichert, holt Rückgängig im Hinweis unten einen entfernten Filter zurück.

Über Filter fügen Sie einen hinzu. Die Felder sind gruppiert:

Text: Inhalt sucht in Betreff, Beschreibung, Lösung und allen Nachrichten, Betreff nur im Betreff.
Bearbeitung: Status (auch Ihre eigenen), Verantwortlicher, Bearbeiter, Ersteller, Priorität, Typ, Tags, Kategorie.
Planung: Termin (Kein Termin, Heute, Geplant, Vergangen), Gebuchte Zeit (Keine Zeit, Bis 1 Std., 1 bis 4 Std., Über 4 Std., Über der Schätzung), Einsatzart, Fälligkeit und, mit Service-Levels, SLA.
Kunde: Kunde, Projekt, Kanal.
Zeitraum: Erstellt und Aktualisiert, jeweils heute, vor 1 bis 7, vor 8 bis 30 oder vor mehr als 30 Tagen.

Tippen Sie im Menü einen Text, bietet es Inhalt enthält … an und listet passende Werte aller Felder, etwa „Kategorie: Netzwerk“.

Bei einem Auswahlfeld wählen Sie oben ist oder ist nicht. Termin ist nicht Kein Termin zeigt etwa alle Tickets mit Termin. Neben jedem Wert steht, wie viele Tickets er mit den übrigen Filtern zeigt.

Nach Tagen filtern

Fälligkeit und Termin filtern außer nach ihren Werten auch Nach Tagen, gezählt in Kalendertagen ab heute:

Überfällig (bei Termin Vergangen): Seit mindestens 2 Tagen überfällig zeigt die Tickets, die vorgestern oder früher fällig waren. Ist heute der 31., sind das alle bis einschließlich zum 29. Die Tage dazwischen sind Ihre Kulanz.
Demnächst: fällig oder mit Termin heute und in den nächsten Tagen.
Zeitraum: von einem Tag bis zu einem anderen.

Unter dem Zähler zeigt ein Streifen die Tage um heute; die gefilterten Tage sind hinterlegt, die Kulanztage schraffiert. Das Feld in der Leiste nennt den Tag als Datum, etwa Fälligkeit am 29.10. oder früher, und rückt jeden Tag mit. Der Filter nach Tagen kennt nur offene Tickets mit Fälligkeit. Beim Termin zählen abgesagte Termine nicht; Keine anderen Termine lässt ein Ticket weg, sobald es auch an einem anderen Tag einen Termin hat, etwa einen schon geplanten nächsten Besuch.

Gruppen

Eine Gruppe hält Filter zusammen, die anders verknüpft sind als die übrigen. Status ist Offen und (Fälligkeit am 29.10. oder früher oder Termin am 28.10. oder früher) zeigt etwa offene Tickets, die entweder überfällig sind oder deren Termin zurückliegt. Über Filter wählen Sie Gruppe; sie steht in Klammern in der Leiste. Das Plus darin fügt ihr einen Filter oder eine weitere Gruppe hinzu, das Menü daneben stellt ein, ob ein Ticket jede oder eine ihrer Bedingungen erfüllen muss, und entfernt die Gruppe. Gruppen lassen sich zwei Ebenen tief verschachteln.

Ihre eigenen Tickets heißen unter Verantwortlicher und Bearbeiter Meine mit Ihrem Namen in Klammern, Sie finden sie also auch, wenn Sie Ihren Namen tippen. Schalten Sie dort Team einbeziehen ein, zeigt die Liste zusätzlich die Tickets, die bei Ihren Teams liegen.

Unter Verantwortlicher und Bearbeiter wählen Sie auch ein Team oder Meine Teams. Dann zeigt die Liste die Tickets, die beim Team liegen. Schalten Sie Auch Tickets der Teammitglieder ein, kommen die Tickets dazu, die Mitglieder des Teams selbst halten. Jede Person steht dort mit ihrem Bild, jedes Team mit seinem Symbol, auch im Filter-Chip.

Am Ende der Leiste stehen die Kennzahlen der Ansicht: überfällig, heute fällig, mit Kundenantwort und nicht zugewiesen. Der Strich unter einer Kennzahl zeigt ihren Anteil an der Ansicht. Ein Klick auf eine Kennzahl zeigt nur noch diese Tickets, ein zweiter Klick wieder alle. Sind alle Kennzahlen null, etwa bei erledigten Tickets, fehlen sie.

Gruppen und Neues

Die Liste gruppiert offene Tickets nach Fälligkeit: Überfällig, Heute, Morgen, Diese Woche, Später und Ohne Datum. Arbeitet Ihre Organisation mit Service-Levels, gruppiert sie nach der nächsten Frist. Jede Gruppe nennt ihre Anzahl; Überfällig steht rot, Heute gelb. Ein Klick auf eine Gruppe klappt sie zu oder auf.

In der Spalte Fälligkeit stehen überfällige Tage rot und der heutige gelb hinterlegt. Liegt das Datum außerhalb des aktuellen Jahres, steht das Jahr dabei. Die Sortierung berücksichtigt das vollständige Datum. Für die übrigen Tage steht das Datum mit Wochentag, etwa Fr., 06.11.; Striche davor zeigen, wie nah ein Tag dieser Woche ist. Erstellt nennt, wann das Ticket angelegt wurde, davor das Gesicht des Erstellers oder das Symbol des Eingangswegs. Vor dem Kunden steht sein Kürzel, so finden Sie die Tickets eines Kunden schnell untereinander. Bleibt eine Ansicht leer, sagt die Liste warum und bietet den Weg hinaus an.

Kundenantwort neben dem Betreff heißt: Der Kunde hat geschrieben, seit jemand aus Ihrem Team zuletzt am Ticket gearbeitet hat. Eine versendete Antwort, eine Notiz, ein Statuswechsel oder eine andere Änderung, ein eingeplanter Termin oder gebuchte Zeit beendet die Markierung; nur das Öffnen nicht. Die Uhrzeit nennt seine erste Nachricht seitdem. Ein Ticket, an dem Ihr Team noch nicht gearbeitet hat, trägt die Markierung nicht.

Ein fetter Betreff mit Punkt davor heißt: Zu diesem Ticket gibt es eine Benachrichtigung, die Sie noch nicht gelesen haben, etwa weil es Ihnen gerade zugewiesen wurde. Sobald Sie das Ticket öffnen, verschwindet die Markierung.

Auf dem Board tragen die Karten dieselben Markierungen, auch geplante Antwort, Verknüpfungen und laufende Wartung. Markierte Karten sind hervorgehoben und haben wie die Zeilen eine Checkbox; j und k holen die gewählte Karte ins Bild.

Die Priorität zeigt sich an den Balken. Nur Hoch und Kritisch stehen zusätzlich als Wort. Ein leerer, gestrichelter Kreis unter Verantwortlicher heißt: Das Ticket ist nicht zugewiesen. Den genauen Wert lesen Sie im Ticket unter Priorität und Verantwortlicher; Screenreader lesen ihn auch in der Liste und auf dem Board vor.

Ansichten

Ansichten sind gespeicherte Filter, Sortierungen und Darstellungen in der linken Leiste. Ändern Sie einen Filter, speichert die eigene Ansicht ihn sofort. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Tickets darin liegen.

Eigene Ansichten können Sie umbenennen, duplizieren, einfärben und löschen.
Ziehen Sie eine Ansicht an eine andere Stelle, um die Reihenfolge zu ändern; auf dem Touchscreen halten Sie sie dazu kurz gedrückt. Nach oben verschieben und Nach unten verschieben im Menü der Ansicht tun dasselbe. Ihre eigenen Ansichten ordnen nur Sie; die Reihenfolge der Team-Ansichten gilt für alle und ändert nur, wer sie pflegen darf.
Geänderte Filter markiert geändert. Im Menü der Ansicht wählen Sie Als eigene Ansicht speichern oder Änderungen verwerfen.
Team-Ansichten sehen die Mitglieder der Teams, denen sie zugewiesen sind; eine Ansicht für Alle Teams sieht jeder. Pflegen darf sie, wer das Recht Team-Ansichten pflegen hat, und zwar die seiner Teams; eine neue Team-Ansicht gehört den eigenen Teams.
Wer das Recht Alle Team-Ansichten pflegen hat, sieht unter Andere Teams auch die Team-Ansichten der übrigen Teams und klappt sie dort auf und zu. Im Menü einer Team-Ansicht legt Teams fest, welche Teams sie sehen.
Neue Mitglieder beginnen mit den Standard-Ansichten Ihrer Organisation. Solange Sie an Ihren Ansichten nichts ändern, bekommen Sie jede neue Fassung des Standards. Sobald Sie einen Filter, eine Sortierung, einen Namen oder eine Farbe ändern, eine Ansicht anlegen oder löschen oder die Reihenfolge ändern, behalten Sie Ihre eigenen, bis jemand den Standard an alle ausrollt.
Meine Tickets sind die Tickets, deren Verantwortlicher Sie sind, oder, wenn Ihre Organisation es so eingestellt hat, die, in denen Sie unter den Bearbeitern stehen. Das legt fest, wer das Recht Team-Ansichten pflegen hat: in den Einstellungen unter Status, Typen, Tätigkeiten, Tags & Teams → Meine Tickets. Es gilt auch für die Dashboard-Karten mit Eigene und Meine Teams und für das Morgenbriefing.
Wer das Recht Standard-Ansichten festlegen hat, macht die eigenen Ansichten über … neben Neue Ansicht mit Als Standard für alle festlegen zum Standard. Rückgängig im Hinweis stellt den vorherigen Standard wieder her.
Alle Ansichten ausrollen im selben Menü macht Ihre Ansichten zum Standard und ersetzt die eigenen Ansichten aller anderen Mitglieder durch sie, auch geänderte. Team-Ansichten bleiben. Danach folgt jeder wieder dem Standard. Das lässt sich nicht rückgängig machen, deshalb fragt Tenvima vorher nach.
Eine einzelne Ansicht geben Sie mit An alle ausrollen … im Menü der Ansicht weiter, ohne sie als Team-Ansicht zu kopieren. Wer schon eine eigene Ansicht mit diesem Namen hat, bekommt sie ersetzt; alle anderen bekommen sie dazu, auch neue Mitglieder. Dabei wählen Sie, was die Mitglieder mit ihren Filtern tun dürfen:
- Anpassbar: Jeder ändert die Filter für sich.
- Gesperrt: Die Filter stehen in der Filterleiste, lassen sich aber nicht ändern. Auch der Name bleibt.
- Ausgeblendet: Wie gesperrt, aber die Filterleiste zeigt nur Filter festgelegt. Die Filter sieht nur, wer Standard-Ansichten festlegen darf.
Ein Schloss neben der Zahl zeigt eine festgelegte Ansicht. Sortierung, Darstellung, Farbe und Reihenfolge bleiben Ihre Sache, löschen dürfen Sie sie auch. Eine ausgeblendete Ansicht lässt sich nicht duplizieren. Um die Wahl zu ändern, rollen Sie die Ansicht erneut aus.

Mehrere Tickets auf einmal

Markieren Sie Tickets mit x oder der Checkbox. Umschalt J und K markieren beim Weitergehen, Umschalt X markiert alles vom zuletzt markierten bis zum gewählten Ticket, wie ein Klick mit gedrückter Umschalttaste. Die Leiste Auswahl bearbeiten ändert dann Verantwortlicher, Bearbeiter, Status, Typ, Tags, Priorität oder Fälligkeit für alle oder wendet ein Makro an. Unter Bearbeiter steht jedes Team mit Ganzes Team und seinen Mitgliedern, darunter die Personen ohne Team. Ein Team oder eine Person ist abgehakt, wenn es alle Tickets bearbeitet, sonst steht dort, bei wie vielen. Ein Klick fügt es überall hinzu oder nimmt es überall heraus; die übrigen Bearbeiter bleiben, ein Team ersetzt ein anderes, und ist es bei einem Ticket der letzte Bearbeiter, bleibt es dort. Unter Verantwortlicher ist ein Team allein wählbar (Nur Team), wo es das sein darf. Eine Auswahl fasst höchstens 500 Tickets; Alle Tickets auswählen markiert bei mehr die ersten 500.

Grundlagen

Module

Anbindungen