Offene Zeiten und Tagesabschluss

Beide Seiten finden Sie in der linken Leiste unter Meine Zeit.

Offene Zeiten

Offene Zeiten sammelt alle Ihre offenen Buchungen über alle Tickets. Markieren Sie die Buchungen und schließen Sie sie ab. Die Zusammenfassung zeigt Abrechenbar, Intern, Ohne Beschreibung und Offen seit.

Kürzel	Wirkung
a	alle / keine markieren
c	abschließen

Tagesabschluss

Mit dem Tagesabschluss bestätigt jede Person ihren Tag gegen die Sollstunden, bevor die Zeiten abgerechnet werden. Erst wenn das Soll erreicht ist, klicken Sie auf Tag abschließen. Danach ist der Tag fest; Zurücknehmen geht nur in den ersten 15 Minuten.

• Fehlende Zeit tragen Sie nach, auch als Zeit ohne Ticket.
• Den Rest bis zum Soll füllen Sie mit einem Klick als Abwesenheit, etwa als Urlaub oder Krank.
• Mit der Berechtigung Alle Lücken auf einmal füllen öffnet Lücken füllen (1) ein Formular für den ganzen Tag: Alle offenen Lücken innerhalb Ihrer Arbeitszeit, ohne Mittagspause und höchstens bis zum Soll, werden im Ablauf markiert und mit demselben Text gebucht, auf das Monatsticket oder als Büro & Team. Rückgängig nimmt alle zusammen zurück. Nachtragen mit n bleibt für alle.
• Tenvima schlägt fehlende Buchungen vor, etwa aus Terminen, Anrufen, Mails, Fernwartungssitzungen und Sitzungen im Fernauge. Kalendertermine wie Pause, Feiertag, Urlaub oder Überstunden frei schlägt es nie vor.
• Eine Fernauge-Sitzung zählt vom ersten Bild bis zum Ende. Liegt sie in einem Anruf zum selben Ticket, ist beides ein Vorschlag. Ein Klick auf die Quelle öffnet die Sitzung.

Interne Zeit auf dem Monatsticket

Nutzt Ihre Organisation Monatstickets, landet interne Arbeit auf Ihrem Ticket des Monats, etwa Interne Arbeiten 11/26 - Luca Baumann. Beim Nachtragen wählen Sie Intern statt Ohne Ticket; über dem Text steht, auf welches Ticket gebucht wird. Bleibt die Beschreibung leer, gilt die Standardbeschreibung der Organisation. Auch ein gestoppter Timer lässt sich so buchen. Die Zeit zählt wie jede Buchung auf einem Ticket und geht mit ihm ins Ticketsystem. Sie bleibt offen, bis Sie den Tag abschließen. Im Ablauf ist jede Buchung auf dem Monatsticket farbig hinterlegt und trägt Monatsticket.

Auch hier wählen Sie unten die Tätigkeit; ohne Wahl gilt die der Organisation.

Abwesenheiten wie Urlaub, Krank oder Überstundenabbau bucht Tenvima selbst auf Ihr Monatsticket des Monats, in dem die Abwesenheit liegt, wenn die Organisation das für die Art eingestellt hat: nach dem Tag oder spätestens beim Abschließen. Ein Überstundenabbau mit Uhrzeit, etwa 13:30–14:30, steht schon vorher zu dieser Uhrzeit im Ablauf. Sobald er genehmigt ist, bucht Tenvima ihn nach etwa einer Viertelstunde dort, auch am selben Tag, wenn die Zeit frei ist; die Lücken davor und danach zeigen, was noch fehlt. Alles andere landet hinter Ihrer letzten Buchung. Gibt es das Monatsticket noch nicht, bucht Tenvima, sobald es angelegt ist, auch auf einen schon abgeschlossenen Tag. Im Ablauf trägt die Buchung Abwesenheit. Sie zählt nicht zusätzlich, die Abwesenheit zählt im Tag bereits mit ihren Stunden, ob ganzer, halber oder Viertel-Tag; buchen Sie sie also nicht selbst. Wird die Abwesenheit storniert oder geändert, nimmt Tenvima die offene Buchung zurück oder bucht neu.

Steht dort fehlt, gibt es das Ticket für den Monat noch nicht; es wird dann im Ticketsystem angelegt, oder Tenvima legt es beim ersten Buchen selbst an, wenn die Organisation das eingestellt hat. Bei abgeschlossen ist das Ticket zu und nimmt keine Zeit mehr an.

Kürzel	Wirkung
j / k	Tag wechseln
t	heute
n	nachtragen
1	Lücken füllen, mit Berechtigung
2 bis 5	Rest mit einer Abwesenheit füllen
c	Tag abschließen

Team: offene Tage aller

Mit der Berechtigung Tagesabschlüsse aller sehen schalten Sie oben von Meine Tage auf Team. Das Raster zeigt zwei Wochen je Person: gelb fehlt Zeit, blau ist das Soll erreicht, aber nicht abgeschlossen, grün ist abgeschlossen. Wer am meisten offen hat, steht oben. Ein Klick auf den Namen listet alle offenen Tage der Person. Nur mit offenen Tagen blendet die anderen aus. Abschließen kann jede Person nur ihre eigenen Tage. Wer selbst keine Tage abschließt, landet direkt in Team.

Den Tagesabschluss schaltet Ihre Organisation unter Einstellungen und Tagesabschluss ein. Die Sollstunden kommen aus den Arbeitszeiten der Organisation, siehe Verwaltung. Unter Wer Tage abschließt wählt sie die Gruppen, deren Mitglieder ihre Tage abschließen; ohne Auswahl sind es alle. Wer in keiner der Gruppen ist, etwa der Vertrieb, sieht keinen Tagesabschluss und bekommt keine Erinnerung.

Ist eine Anbindung wie c-entron mit Stichtag eingerichtet, gelten alle Tage davor als abgeschlossen. Wer schon vorher in Tenvima arbeitet, wird unter Früher in Tenvima starten mit Person hinzufügen und einem eigenen Datum eingetragen; ab diesem Tag schließt diese Person ihre Tage in Tenvima ab, für alle anderen bleibt es beim Stichtag. Ab dann schließt nur der Tagesabschluss in Tenvima einen Tag ab, auch wenn alle Buchungen schon in c-entron stehen; dort ist nichts mehr abzuschließen.

Die Monatstickets stellt sie unter Einstellungen und Monatstickets ein:

• Betreff: das Muster, an dem Tenvima das Ticket erkennt, mit Platzhaltern wie {MM}, {JJ}, {JJJJ}, {Monat}, {Name}, {Vorname} und {Nachname}. {MM} oder {Monat} muss vorkommen. Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und die Art des Strichs zählen nicht. Die Vorschau zeigt, welches Ticket das Muster für Sie in diesem Monat findet.
• Zuordnung: der Typ, etwa Interne Tätigkeiten, und ob nur Tickets zählen, bei denen die Person Verantwortlicher oder Bearbeiter ist.
• Fehlt das Ticket: Mit Tenvima legt es an entsteht es beim ersten Buchen, mit Kunde und Team. Dann zählt nur der Betreff, weil das Ticketsystem den Verantwortlichen ändern kann.
• Jede Buchung darauf: Tätigkeit, Artikel, Abrechenbar und die Standardbeschreibung. Gleichnamige Artikel, etwa der persönliche Stundenartikel jeder Person aus c-entron, stehen dort als ein Eintrag; jede Person bucht damit ihren eigenen.
• Abwesenheiten: je Abwesenheitsart und für Feiertag die Tätigkeit, mit der sie auf dem Monatsticket landen, und wahlweise eine Beschreibung; ohne steht dort der Name der Art. Nicht buchen lässt die Art weg. Gebucht wird ab dem Tag, an dem die Zeile gespeichert wurde. Für Arten wie Krank empfiehlt sich eine neutrale Beschreibung wie „Abwesend“, weil das Ticket im Ticketsystem für andere lesbar ist.
• „Ohne Ticket“ weiter anbieten: Aus ersetzt das Monatsticket Büro & Team; Abwesenheiten wie Urlaub bleiben ohne Ticket.
• Wer so bucht: die Gruppen; ohne Auswahl alle.

Ist An offene Tagesabschlüsse erinnern eingeschaltet, zeigt Tenvima beim Öffnen einmal am Tag, welche vergangenen Tage noch offen sind und was ihnen fehlt. Jetzt abschließen führt zum ältesten offenen Tag, Später blendet die Erinnerung bis zum nächsten Tag aus. Sie erreicht nur Personen, die Tage abschließen.